Соберите пожелания команды в одном календаре. Сравните периоды отсутствия, найдите перегруженные недели и подготовьте понятный график для согласования.
В команде три человека, на работе нужны минимум двое. С 10 по 14 июля отсутствуют двое — эти пять дней требуют согласования.
ПОДРОБНО И НАГЛЯДНО
Три важных аспекта вашей задачи
01 / РАЗБИРАЕМСЯ ПО ПОРЯДКУ
Какие данные собрать у сотрудников
Для планирования нужны обозначение сотрудника, отдел, желаемые даты и статус согласования. Начните с условных кодов вместо лишних персональных сведений. Полный состав выбранного отдела задаётся отдельно: сотрудники без запланированного отпуска тоже должны учитываться как доступные.
Работайте с одним отделом за раз, если минимальная численность различается. Год помогает выделить нужный календарный диапазон, но дата всегда хранится полностью. Интервал с декабря по январь не обрезается. В плане указывайте оба года, чтобы соседние версии графика можно было сопоставить.
Отпуска по календарю
02 / РАЗБИРАЕМСЯ ПО ПОРЯДКУ
Как увидеть одновременное отсутствие ключевых специалистов
Если в отделе три человека и на месте нужны минимум двое, одновременно может отсутствовать один. Пересечение отпусков двух сотрудников даст конфликт. Два пересекающихся интервала одного человека считаются одним отсутствием, иначе планировщик ошибочно занизил бы доступный состав.
Для нескольких частей отпуска создайте отдельные строки с тем же обозначением сотрудника. Согласование длительности и разделения выполняется отдельно; в общем случае одна из частей ежегодного оплачиваемого отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Подсветка в календаре этого не заменяет.
Состав команды при пересечении
03 / РАЗБИРАЕМСЯ ПО ПОРЯДКУ
Плановые даты, изменения и фактический отпуск
Храните предварительный и согласованный план разными версиями. Статусы помогают отличать пожелания от решения руководителя. Изменение дат после согласования переносите в новую версию, а фактическое отсутствие сверяйте с кадровыми документами: плановая строка сама по себе не подтверждает отпуск.
Перед утверждением проверьте применимые сроки, право сотрудников на выбор времени и правила организации. Для общего случая график утверждают не позднее чем за две недели до нового года. Таблица для согласования должна содержать рабочие интервалы и результаты проверки доступности.
